Die spanische Rechnung (Factura) macht vielen Unternehmen immer wieder Probleme. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen.
Rechte und Pflichten:
Wenn eine Rechnung ausgestellt wird, entstehen automatisch eine Reihe von Rechten und Pflichten. Nicht nur für zwei, sondern für drei Parteien:
1. Der Aussteller der Rechnung hat gegenüber dem Kunden das Recht auf Zahlung. Außerdem hat er die Pflicht, gemäß Vertrag dem Kunden die Produkte oder Dienstleistungen zu liefern, und zu gewährleisten. Beim Finanzamt hat der Aussteller die Pflicht, die eingenomme IVA abzuführen.
2. Für den Empfänger der Rechnung entsteht die Pflicht zur Zahlung. Er erwirbt somit auch ein Recht, dass der Rechnungssteller ihm die Dienstleistungen und Produkte gemäß Vertrag erfüllt oder liefert.
Gegenüber dem Finanzamt hat er das Recht, die gezahlte IVA zurückzuerhalten, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. (Dieses werden wir später noch sehen). Wenn die Rechnung einen steuerlich abzugsfähigen Aufwand darstellt, kann der Rechnungsempfänger auch seine Gewinn-Steuer senken.
3. Für das Finanzamt: Die Verwaltung hat das Recht beim Rechnungssteller, dass dieser die IVA in die Staatskasse einzahlt. Da diese Rechnung Umsatz steigert und Gewinn, erhöht sich auch die Gewinnsteuer.
Gegenüber dem Empfänger der Rechnung hat das Finanzamt unter gewissen Voraussetzungen eine Pflicht: Die Anerkennung der Abzugsfähigkeit der IVA, was in eine Verrechnung oder direkt in eine Rückerstattung des Finanzamtes mündet.
Achtung!
Eine spanische Rechnung ist nur dann eine Rechnung, wenn das Wort Factura draufsteht.
Das sind KEINE Rechnungen:
- Factura Proforma (Pro-forma Rechnung)
- Presupuesto (Kostenvoranschlag)
- Albarán (Lieferschein)
- Nota de entrega (das selbe wie Lieferschein aber mit anderen Worten)
- Kassenticket
- Hoja de encargo (Auftrag bzw. Bestellung)
- Jedes andere Schriftstück oder Schreiben auf irgendeiner Unterlage (Papier, Karton oder Serviette), wenn es die Voraussetzungen einer Rechnung nicht erfüllt (siehe nächster Punkt).
Pflichten bei der Rechnungsstellung:
Die Mindestdaten, die auf den Rechnungen stehen müssen, sind folgende:
a) Nummer
Die Nummerierung in jeder Serie muss fortlaufend sein. Desweiteren müssen in Einzelfällen Serien angelegt werden, jede einzelne mit ihrer eigenen Nummerierung, wie zum Beispiel bei Gutschriften.
b) Das Datum.
c) Der komplette Name des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers.
d) Die spanische Steuernummer (Número de Identificación Fiscal español) – NIF/CIF – des Rechnungsstellers. Wenn der Rechnungssteller eine Gesellschaft eines EU-Staates ist, muss diese Nummer von diesem Staat erteilt worden sein.
e) Die NIF/CIF Nummer des Rechnungsempfängers.
f) Anschrift sowohl des Rechnungsstellers - als auch des Empfängers.
g) Beschreibung der Geschäfte, es muss der Einzelpreis jedes Geschäftes aufgeführt werden.
h) Der angewandte IVA-Steuersatz (16%, 7% oder 4%).
i) Der Steuersatz muss separat angegeben werden (NICHT erlaubt: IVA inkl.)
j) Das Datum, an dem das Geschäft getätigt wurde, wenn das mit dem Datum der Rechnungsstellung nicht übereinstimmt.
Wichtige Anmerkungen:
- Nur für Rechnungen, die diese Vorschriften erfüllen, besteht ein Anspruch auf IVA-Vorsteuerabzug.
- Für geleistete Anzahlungen muss eine Rechnung ausgestellt werden.
- Die Rechnung kann in jeder Sprache geschrieben sein.
Aufbewahrung:
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 4 Jahre ab Ende der Abgabefrist der Steuererklärung. Das ist
für Gesellschaften: Ende des Geschäftsjahres plus 6 Monate plus 25 Tage.
für Privatpersonen: 30. Juni des Folgejahres.
Ausnahme bei der Aufbewahrung:
Wenn die Rechnungen aus einem Geschäftsjahr sind, in dem es steuerliche Verluste gab, die mit zukünftigen Gewinnen verrechnet werden können, müssen die Rechnungen dieses Geschäftsjahres solange aufgehoben werden, bis die Verluste tatsächlich verrechnet wurden. Dies betrifft nur die Körperschaftssteuer, nicht die IVA bzw. Mehrwertsteuer. Verluste können in Spanien 15 Jahre lang verrechnet werden.
Rechnungsbuch (Libro registro de facturas):
Unternehmer und Freiberufler müssen in angemessener Form nachstehende Bücher führen:
- Rechnungsbuch für die erhaltenen Rechnungen
- Rechnungsbuch für die erstellten Rechnungen
- Buch für die Anlagegüter
In diesen Steuerbüchern werden alle Rechnungen eingetragen (Nummer, Serie, Eingangsnummer bei Eingangsrechnungen, Datum, Name des Empfängers oder Erstellers, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag).
Rechnungserstellung
Die Rechnung muss erstellt werden, wenn der Verkauf oder Dienstleistung getätigt wird, es sei denn, der Empfänger ist ein Unternehmen oder Freiberufler. In diesem Fall beträgt die Frist einen Monat. Sie muss aber immer vor dem 16ten des Folgemonats des vierteljährlichen IVA-Abschlusses ausgestellt werden.
Wie bereits erwähnt, müssen auch Rechnungen geschrieben werden für Akonto- bzw. Vorauszahlungen.
Wer darf Rechnungen erstellen?
Das IVA-Gesetz bestimmt, was ein Unternehmer und was ein Freiberufler ist: “Der auf eigene Rechnung Produktionsfaktoren, sachliche und menschliche, oder eins von beiden beordert, mit dem Ziel, in der Produktion oder dem Vertrieb von Gütern oder Dienstleistungen mitzuwirken. Dieses auf eine ordentliche und häufige Art”. Man ist auch dazu verpflichtet, beim Finanzamt die Geschäftstätigkeit im Melderegister der Unternehmer, Freiberufler und Steuerpflichtigen anzumelden (Modell 036). Somit entstehen auch die Verpflichtungen, der Erstellung und Einreichung regelmäßiger Steuererklärungen an das Finanzamt.
Private Rechnungen des Unternehmers oder Geschäftsführers an seine Firma sind nicht möglich. Ausnahme, wenn man selbst Unternehmer oder Freiberufler ist.
Berichtigte Rechnungen (factura rectificativa o de abono):
Diese kennt man auch als Gutschrift (Abono).
Wenn Sie eine ausgestellte Rechnung berichtigen müssen, sei es, weil sie nicht korrekt ist, oder weil sie falsche Daten enthält, oder ganz einfach, weil eine Gutschrift an den Kunden erstellt wird. Es handelt sich demnach um eine Zweit-Rechnung, die die Ursprüngliche ersetzt.
Voraussetzungen dieser berichtigten Rechnungen oder Gutschriften:
- Sie müssen mindestens dieselben Daten wie normale Rechnungen beinhalten.
- Die Daten müssen die Berichtigung darlegen (Beschreibung der Geschäfte, Steuergrundbetrag, Steuersatz, die man ändert).
- Die Rechnungsnummer der Originalrechnung muss ausgewiesen werden, die berichtigt oder gutgeschrieben wird.
- Es ist Pflicht, diese Art von Rechnungen in speziellen Serien zu erstellen (wichtig!).
- Es muss darauf hingewiesen werden, dass es sich um eine Berichtigung handelt. Desweiteren muss der Grund für diese Berichtigung angegeben werden.
- Die zu berichtigende Rechnung darf nicht später ausgestellt werden, als man wissen musste, dass die Berichtigung erforderlich ist. Die Verjährungsfrist von 4 Jahren darf noch nicht abgelaufen sein.
Tickets:
Die gesetzlichen Vorschriften erlauben die Erstellung von Kassen-Tickets, anstatt von Rechnungen für bestimmte Geschäfte, wenn der Betrag von € 3.000,- inkl. IVA nicht überschritten wird. Unter anderem sind es nachstehende Geschäfte:
- Einzelhandelsverkäufe, wenn der Käufer Endverbraucher ist
- Verkäufe oder Dienstleistungen, die beim Domizil des Endverbrauchers angeliefert oder getätigt werden
- Taxifahrten
- Hotels, Restaurants, Bars, Diskotheken, sportliche Darbietungen
- Fotografische Dienstleistungen, Parking, Autobahngebühr, Reinigung und Wäscherei, Friseure, etc.
Diese Tickets können auf keinen Fall als Rechnungen mit IVA- bzw. Mehrwertsteuer-Abzug als Vorsteuer berücksichtigt werden (nur als Aufwand für die Körperschaftssteuer).
Ich empfehle, die Tickets zu sammeln, z.B. Tankquittungen, und sich einmal im Monat eine ordnungsgemäße Monatsrechnung über den Gesamtbetrag ausstellen zu lassen.
